Začalo to loni 7. dubna odpoledne. Na Pražský hrad dorazil kurýr Bezpečnostní informační služby, do rukou prezidenta Miloše Zemana měl dopravit tajnou zprávu kontrarozvědky o okolnostech výbuchů v muničních skladech ve Vrběticích z roku 2014. Zpráva sdělovala, že za explozemi stojí dvojice příslušníků ruské vojenské rozvědky GRU.
Letos v lednu týdeník Respekt a Český rozhlas upozornily, že zmíněný dokument už Kancelář prezidenta republiky nemá. Její pracovníci ho při skartaci zničili. Přišli na to příslušníci Národní centrály proti organizovanému zločinu, kteří chtěli v rámci prověřování zjistit, zda se zpráva nedostala do rukou nepovolaných lidí.
Samotná skartace tajného dokumentu problematická není, zákony ji umožňují. Potíž však představuje to, že prezidentská kancelář zprávu zlikvidovala příliš brzy. Zničila ji ještě týž rok, kdy ji od kontrarozvědky obdržela. Podle zjištění Aktuálně.cz to je v rozporu s archivním zákonem i dalšími předpisy.
Skartační lhůta je nejméně jeden rok
K porozumění chybného postupu Hradu je nutné vyjasnit jeden ze základních pojmů příběhu. Jde o skartační lhůtu, tedy dobu, po kterou musí dokument zůstat uložený ve spisovně. Slouží k tomu, aby mohl držitel s listinou nakládat při vyřizování úředních povinností. Například zaměstnanecké smlouvy musí být uschované pro případ kontroly z inspektorátu práce.
"Předpisy určují skartační lhůtu počtem celých roků od 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, v němž došlo k vyřízení dokumentu. Minimální skartační lhůta je tedy jeden rok," řekla Aktuálně.cz Renáta Maliková, vedoucí jednoho ze státních archivů, která se skartací utajovaných dokumentů zabývala ve své závěrečné vysokoškolské práci.
V případě zprávy o Vrběticích mělo tedy teprve letos začít ochranné období. Jenže místo toho, aby zůstala bezpečně uložená, ji Hrad už loni zlikvidoval. Kancelář se provinila i proti dalším předpisům. Finální rozhodnutí, zda listinu zničit, nebo trvale uchovat, musí být výsledkem skartačního řízení. To má svá pravidla, základní je přitom jeho načasování.
Které zákony jsou klíčové pro archivaci dokumentů
Nakládání s dokumenty, které vytvoří nebo přijme veřejnoprávní instituce se řídí podle několika zákonů. Zásadní jsou tyto:
- Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (určuje začátek skartačního řízení)
- Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (určuje minimální délku skartační lhůty)
- Vyhláška č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., a kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě
- Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací
- Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
- Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek
"Z povahy skartační lhůty vyplývá, že řízení by nemělo probíhat ve stejném roce, kdy dokument vznikl či byl doručen. Provede se až v roce následujícím po uplynutí skartační lhůty," řekla Aktuálně.cz vedoucí archivu Národního muzea Klára Woitschová. Také ona zdůraznila, že skartační lhůta je minimálně jeden rok. Skartační řízení o vrbětické zprávě tak mělo začít nejdříve v roce 2023.
Postup Hradu odporuje zákonu
"Zničení dokumentu ve stejném kalendářním roce, kdy původce dokument vytvořil nebo obdržel, odporuje archivní legislativě. Navíc i běžné úřední praxi, kdy původci zpravidla upřednostňují delší skartační lhůty," shrnula pro Aktuálně.cz zástupkyně ředitele pro archivní činnost Masarykova ústavu a archivu Akademie věd Daniela Brádlerová.
Roční lhůta je podle ní naprosté minimum. V praxi podléhají tak krátkému ochrannému období pouze nevýznamné dokumenty. Zpráva Bezpečnostní informační služby přitom popisovala nejvážnější násilný incident, kterého se po roce 1989 dopustila na českém území cizí státní moc. Při výbuchu muničních skladů ve Vrběticích zahynuli dva Češi.
"U tajných dokumentů týkajících se bezpečnosti státu je nutné zajistit maximální péči fungujícím a důvěryhodným procesem jejich správy. Měly by mít dostatečně dlouhou skartační lhůtu, aby se daly použít k dokreslení věci a původce jejich neoprávněným a předčasným zničením případně neohrozil bezpečnost státu," zdůraznila Brádlerová.
Trestní řízení ohledně útoku ruské tajné služby ve Vrběticích přitom stále běží. Kromě smrti dvou českých občanů způsobil také miliardovou škodu na majetku a několik tisícovek lidí se muselo evakuovat. Národní centrála proti organizovanému zločinu případ prověřuje pro podezření z obecného ohrožení.
"Jedinou vyšetřovací verzí je důvodné podezření, že exploze způsobily osoby pracující ve prospěch ruské vojenské rozvědky. Šetření není zaměřeno jen na tyto osoby, ale také na lidi, o kterých se domníváme, že s pachateli spolupracovali, případně jim poskytli pomoc," uvedl v lednu dozorový státní zástupce Martin Malůš.
Kancelář umí tajné dokumenty skartovat správně
Aktuálně.cz chtělo zjistit, zda Hrad podle svého názoru postupoval při likvidaci vrbětické zprávy podle zákona. Dotazy poslalo šéfovi kanceláře Vratislavu Mynářovi, mluvčímu Jiřímu Ovčáčkovi, jeho podřízenému Vítu Novákovi a také vedoucímu odboru spisové služby Martinu Halatovi. I po dalším upozornění ale zůstaly bez odpovědi.
Správného postupu při skartaci tajných dokumentů si je přitom kancelář vědoma. Dokládá to tisková zpráva, kterou k případu zveřejnila. "Ve dnech 29. listopadu až 1. prosince 2021 byly skartovány vyřazené utajované písemnosti z minulých let, přes 500 čísel jednacích," uvedla. Zmíněné dokumenty tedy skartovala s patřičným odstupem, zatímco s vrbětickou zprávou tak nepostupovala.
Jak má vypadat skartační řízení
- Průběh skartačního řízení určuje skartační a spisový řád, který má každá instituce včetně Kanceláře prezidenta republiky. V jejím případě ale není veřejný, což není standardní. Úřad vlády nebo ministerstvo vnitra ho veřejně dostupný mají.
- Řízení začíná v prezidentské kanceláři v Odboru archivnictví a spisové služby. Tam se dokumenty ukládají. Jeho pracovníci navrhují, které dokumenty zlikvidovat či uchovat.
- Odbor vypracuje skartační návrh, který prověří skartační komise. Ta rozhoduje, jak se s kterými dokumenty naloží. Následně archiv vyhotoví protokol o řízení, podle něhož se listiny třídí, ničí, nebo uloží do archivu.
- Komisi v prezidentské kanceláři tvoří její zaměstnanci z odboru spisové služby. Při skartačním řízení tajných dokumentů musí mít bezpečnostní prověrku na odpovídající stupeň. Komisi obvykle jmenuje šéf instituce, v tomto případě vedoucí kanceláře Vratislav Mynář.
Český rozhlas citoval anonymní zdroj, podle něhož došlo ke zničení zprávy "omylem". Tomu odpovídají také informace Aktuálně.cz. Když si tři příslušníci NCOZ včetně vedoucí odboru závažné hospodářské kriminality Jany Šebkové pro dokument přišli, dostali od úředníků prezidentské kanceláře protokol o skartaci s poznámkou "skartováno omylem".
Vzhledem k nárokům na skartační řízení (popsaným v informačním boxu výše, pozn. aut.), jež má jasná pravidla a probíhá pod dohledem několika úředníků Hradu, by ovšem k likvidaci utajovaných dokumentů nedopatřením docházet vůbec nemělo.
Zastaralý spisový a skartační řád
Zničení vrbětické zprávy na Hradě ukazuje i na další problém se správou písemností a utajovaných dokumentů v prezidentské kanceláři. Ta vyplývá ze spisového a skartačního řádu, jejž si každá instituce stanovuje sama. Musí ale odpovídat archivnímu zákonu či vyhlášce o podrobnostech výkonu spisové služby.
V Kanceláři prezidenta republiky tento řád pochází z roku 2005. Od té doby se ale pravidla měnila - v letech 2009, 2012 a 2016. Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, která určuje minimální skartační lhůtu, vyšla v roce 2012. Zůstává tedy otázkou, zda ji hradní spisový řád vůbec zahrnuje.
Archiv Kanceláře prezidenta republiky přitom svého nadřízeného Mynáře poslední roky opakovaně vyzval, aby sjednal nápravu. "V rámci přípravy výběru archiválií Archiv KPR znovu upozornil na potřebu přijetí nového Spisového řádu KPR a celkové optimalizace výkonu spisové služby v KPR," píše se ve výroční zprávě za rok 2020.
Rychlost zničení utajené vrbětické zprávy výrazně kontrastuje s tím, jak se podle výročních bilancí archivu v prezidentské kanceláři nakládá s jinými dokumenty. Ke skartačnímu řízení například ještě ani nedošly všechny listiny z let 1992 až 2002.
Možná pokuta až milion
Uplynulé pondělí spustil kontrolu zacházení s utajovanými dokumenty v prezidentské kanceláři Národní bezpečnostní úřad. Jde přitom vysoko nad rámec zničení vrbětické zprávy. Kontroluje, zda kancelář při nakládání s tajnými listinami dodržuje opatření vycházející ze zákona o ochraně utajovaných informací.
"Jde především o povinnosti stanovené předpisy k tomuto zákonu, jako je například vyhláška, jak administrovat dokumenty s utajovanými informacemi v závislosti na stupni jejich utajení, nebo vyhláška o fyzické bezpečnosti, která stanoví podmínky pro úložné prostory utajovaných dokumentů," sdělil Aktuálně.cz ředitel kanceláře NBÚ Jaromír Kadlec.
Dokument lze zničit ještě tentýž rok, ale...
Některé listiny může jejich původce (v zákonu se jím rozumí ten, kdo je má k dispozici) zničit ve stejný rok, kdy je obdržel. Jde ale o mnohem méně důležité dokumety, než jsou ty utajované, týkající se bezpečnosti státu.
"S dobou skartační lhůty kratší než rok se setkáváme jen ve zcela výjimečných případech, jako jsou třeba volební lístky a obálky. Po 30 dnech od vyhlášení výsledků voleb Státní volební komisí, se ve spisových a skartačních řádech tato skutečnost označí písmenem S bez uvedení počtu let," řekla vedoucí archivu Národního muzea Klára Woitschová.
Dokumenty lze podle Karolíny Šimůnkové z oddělení kontroly výkonu spisové služby Národního archivu zlikvidovat i mimo skartační řízení, pokud k nim vyslovil příslušný archiv trvalý skartační souhlas. Tajné dokumenty se ale likvidují ve skartačním řízení.
Prověrka měla být hotova uplynulou středu. Kadlec však nevyloučil, že vzhledem k možným zjištěním může probíhat déle. Pokud kontroloři odhalí porušení zákona, zjištění předají legislativnímu a právnímu odboru NBÚ. Ten by s prezidentskou kanceláří zahájil přestupkové řízení, na jehož konci mohou být vysoké tresty.
"Zničení, poškození nebo neumožnění výběru archiválií z utajovaných dokumentů je možné z pohledu zákona o utajovaných informacích vnímat jako jeho porušení. Sankce může být až do milionu korun," upozornila archivářka Renata Malíková. Pokutu by hradila kancelář ze svého rozpočtu.
Některé dokumenty se archivují i 10 let
Tento pátek by se také měla uzavřít kontrola ministerstva vnitra. Trojice lidí z úřadu ministra Víta Rakušana (STAN) s ní na Hradě začala předminulé pondělí. V prezidentské kanceláři hledá potřebné podklady, na vnitru je pak posuzuje a o kontrole sepisuje protokol.
"Uvedená lhůta nezahrnuje vypořádání případných námitek kontrolovaného subjektu vůči protokolu," řekla Aktuálně.cz mluvčí ministerstva vnitra Hana Malá. Lhůtou měla na mysli, že na prověrku je vyhrazeno 10 pracovních dní. Její výsledky tedy mohou být známé až v příštích týdnech.
Kontrolu resort spustil po upozornění od Národního archivu, na který se obrátil advokát Tomáš Němeček. Ten chtěl získat listinu o státním vyznamenání pro šéfa Ústavního soudu Pavla Rychetského za rok 2020, jehož ocenění však prezident Miloš Zeman loni odvolal. Kancelář Němečkovi odpověděla, že dokument není k dispozici. Z výroční zprávy archivu za rok 2020 však plyne, že listiny spojené s výkonem prezidentských pravomocí se archivují deset let.
Zmíněná prověrka ze strany vnitra se zabývá tím, jak se na Hradě přijímají, evidují a ukládají dokumenty nepodléhající zákonu o ochraně utajovaných informací. V tomto případě lze za zničení archivní listiny podle oslovených odbornic potrestat prezidentskou kancelář pokutou až 200 tisíc korun.
NCOZ v akci
Deník N upozornil, že příslušníci Národní centrály proti organizovanému zločinu původně navštívili Kancelář prezidenta republiky kvůli prověřování okolností cesty někdejšího ministra vnitra a zahraničí Jana Hamáčka (ČSSD) do Moskvy. Plánoval ji v době, kdy už o vážném podezření z účasti ruských agentů na útoku ve Vrběticích věděl.
Protimafiánský útvar získal během prověřování podezření, že s dokumentem o Vrběticích se mohli seznámit nepovolaní lidé. Vedoucí kanceláře Mynář ani Zemanův klíčový poradce Martin Nejedlý nemají odpovídající bezpečnostní prověrku. Zpráva se však neměla dostat do rukou ani nikomu dalšímu z kanceláře, i kdyby osvědčení měl. Obsah dokumentu byl určen pouze pro prezidenta Zemana.
Server Seznam Zprávy v úterý informoval, že v Kanceláři prezidenta republiky se měl vedle vrbětické zprávy omylem zničit ještě jeden utajovaný dokument. Serveru to potvrdil předseda bezpečnostního výboru sněmovny Pavel Žáček. Co bylo jeho obsahem, není jasné. Pokud se odhlédne od toho, že se zlikvidoval omylem, což se nemá stávat, lze jeho skartování akceptovat, pokud u něj byla dodržena skartační lhůta.
