Datové schránky fungují tak, že jejich majiteli musí úřady a soudy doručovat veškeré dokumenty jejich prostřednictvím. Podstatnou součástí takové komunikace je takzvaná fikce doručení. Platí, že po doručení zprávy do datové schránky má adresát deset dní na její přečtení. Poté je ze zákona vytvořena fikce, že dokument prostudoval, a to i když se do datové schránky vůbec nepřihlásil. To má zásadní dopad na běh řady různých klíčových lhůt.
Doposud přitom byla datová schránka povinná jen pro firmy, státní orgány, samosprávy a pro některé vybrané profese. Dobrovolně si ji zřídila i řada živnostníků, komunikují přes ní například se sociální správou, zdravotní pojišťovnou či finančním úřadem.
V současné době je zřízeno přes 1,5 milionu schránek. Od ledna 2023 se ovšem díky novele zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů jejich počet výrazně rozšíří. Nově bude datová schránka povinná:
- pro všechny osoby samostatně výdělečně činné
- pro každého člověka, který hodlá příští rok komunikovat se státem přes svou elektronickou identitu. Typicky využije například bankovní identitu, eObčanku s čipem či služby Moje ID
- pro všechny právnické osoby, tedy i ústavy, spolky, nadace nebo společenství vlastníků jednotek
"U nepodnikajících občanů si stát vytvořil domněnku, že pokud zvládnou využít Portál občana či bankovní identitu, pak pro ně bude obsluha a komunikace prostřednictvím datovky snadnou záležitostí," vysvětluje Ondřej Preuss, zakladatel webu DostupnýAdvokát.cz. "Vzhledem k nedávnému masovému rozšíření bankovní identity se nakonec povinná datová schránka bude vztahovat na velké procento z nás," připomíná.
Dobrou zprávou podle něj je, že lidé nemusí chodit na úřady nebo si sami přes internet datovku zakládat. Stát ji zřídí sám, a to nejpozději do 31. března 2023.
"Lidé se o zřízení datové schránky dozví v okamžiku přihlášení přes Národní bod pro autentizaci a identifikaci (NIA) nebo zprávou do e-mailu. Pro přístup do schránky pak využijí přesně ten nástroj, který pro komunikaci se státem využili, tedy například bankovní identitu," popisuje dále Preuss.
Zdarma jen zdánlivě
Zřízení datové schránky je a bude zadarmo. Bezplatná je rovněž komunikace s úřady. To je výhoda oproti běžnému zasílání doporučených dopisů. Zpoplatněná je pouze komerční zpráva, která nyní stojí pět korun. "Uživatelé tak zaplatí za odeslání zpráv bankám, pojišťovnám, dodavatelům energií, ale také firmám či soukromým osobám. Při dnešních cenách České pošty je to ale stále pakatel," tvrdí advokát Preuss.
Přesto ale může přijít užívání datovky na dost peněz, a to při archivaci doručených zpráv. "Zprávy vám zůstávají ve schránce do doby, než je smažete, nebo než se zaplní její kapacita. Nejdéle po dobu 90 dní. Následně si buď můžete zprávy archivovat a uložit si je například do svého počítače, nebo je můžete uložit do takzvaného datového trezoru, za nějž zaplatíte podle počtu uložených zpráv 120 korun za dvacet zpráv či 29 500 korun za pět tisíc zpráv," upozorňuje právník.
Zprávy o objemu do 1 GB je také možné zdarma a po neomezenou dobu uložit v Portálu občana, službu je ovšem potřeba aktivovat.
Zrušte povinné datovky, vyzývají neziskovky
Některé neziskové organizace mají za to, že nová povinnost vlastnit datovou schránku negativně dopadne na velké skupiny lidí. Vyzvaly proto poslance a poslankyně ke schválení odkladu jejich zavedení. Hlavním argumentem přitom je, že systém není dostatečně připraven po technické, organizační ani informační stránce.
"Mezi signatáři dopisu poslancům jsou organizace pracující se seniory, s lidmi s tělesným postižením či s duševním onemocněním, s cizinci, s lidmi ohroženými závislostmi, ale například i organizace spotřebitelská," popisuje Jan Vobořil z organizace Iuridicum Remedium, která otevřený dopis deseti neziskovek poslancům poslala. "Je tedy zřejmé, že nejde jen o problém okrajových skupin, ale doslova o celospolečenský problém, který může mít řadu negativních dopadů do práv občanů, kteří vesměs zatím ani netuší, co se na ně od ledna chystá," uvádí.
Problém není podle něj jen to, že pro řadu uživatelů nebude jednoduché s datovými schránkami pracovat, protože to s digitálními nástroji neumí nebo k nim třeba z důvodu sociálního vyloučení nemají přístup.
"Jde také o zásadní změnu paradigmatu v doručování písemností, protože zprávy v datovkách po třech měsících mizí, pokud si nezaplatíte datový trezor. Pro lidi to bude velká změna, protože jsou zvyklí, že třeba listiny, které jim přijdou od soudu, mohou schovat do šuplíku a vytáhnout znovu za několik let, pokud je budou potřebovat," vysvětluje dále Vobořil.
Ředitelka spotřebitelské organizace dTest Eduarda Hekšová upozorňuje také na minimální osvětu ze strany státu s tím, že čtvrt roku před chystaným spuštěním neprobíhá prakticky žádná informační kampaň.
"Digitalizaci státu podporujeme. Nejprve je však potřeba skupiny spotřebitelů, kterých by se povinné využívání datových schránek mělo týkat, na nové povinnosti, důsledky i možnosti připravit. Spoustě lidem ze dne na den vzniknou nové povinnosti, o kterých vůbec netuší," tvrdí Hekšová.
Před masovým rozšířením tak podle ní musí proběhnout vzdělávací kampaň, protože datové schránky nejsou 'jen obyčejný e-mail', jak si řada lidí představuje.
Podle Vobořila je škoda, že stát není schopen datové schránky zatraktivnit pro lidi, aby se k nim připojili dobrovolně. "Místo toho vytváří situaci, kdy datové schránky lidem vnutí, vytvoří na ně tlak, vyvolá problém a bude čekat, jak to dopadne, a doufat, že lidé zatáčku sami nějak vyberou. V dnešní sociálně vypjaté době jde o mimořádně nezodpovědnou hru a lidé mohou být naštvaní," komentuje Vobořil.
Jak zrušit datovku, když ji nechcete
Živnostníci, OSVČ či právnické osoby datovou schránku zrušit nemohou. Jediným možným řešením je pověřit nějakou osobu správou datové schránky a povinnosti se tak osobně vyhnout.
Nepodnikající občané ale mají výjimku a schránku mohou odmítnout. "V zásadě mají dvě možnosti. Buď nebudou využívat pro komunikaci se státem žádný z elektronických prostředků, nebo v případě využívání elektronických služeb a automatického zřízení datové schránky mohou poté požádat ministerstvo vnitra o její znepřístupnění. Není ovšem třeba se na uvedené ministerstvo vypravit či vyplňovat složitá lejstra - znepřístupnění může provést každý přímo v klientském portálu datových schránek," radí dále Preuss.
Ten také zdůrazňuje, že pokud si lidé nechají datovou schránku aktivní, je zásadní, aby ji pravidelně kontrolovali a také si zapnuli notifikace, které na každou novou zprávu upozorňují.
