Sledování docházky a výpočet mezd lze řešit různými způsoby - menší firmy se možná ještě spoléhají na papírovou knihu příchodů a odchodů a excelovské tabulky, ale pro každý trochu větší podnik je takové řešení neudržitelné. Zásadní změnu navíc přineslo daleko intenzivnější využívání práce z domu a obecně mimo kancelář, což znamená větší nároky na související administrativu i sledování výkonů zaměstnanců. Na novou situaci musí být připraveny i personálně-mzdové systémy, jejichž hlavním úkolem je vést veškerou agendu spojenou se zaměstnanci a každý měsíc jim správně vypočítat mzdu. "Pro firmy je stále náročnější spravovat veškerou agendu pracovněprávních vztahů, a to nejen kvůli práci na home officu, ale také vlivem velmi častých změn v související legislativě. Existují ale řešení, která všechny tyto úkoly zvládnou a ještě pomohou s celou řadou dalších procesů. K těm patří například i plánování směn nebo sledování platnosti lékařských prohlídek, certifikací a školení zaměstnanců," vyjmenovává Vojtěch Klimeš, ředitel vývoje ve společnosti OKsystem, která dodává systém na personalistiku, docházku i mzdy OKbase.
Kompletní digitalizace docházky
Novela zákoníku práce platná od začátku letošního října umožňuje digitalizaci dokumentů a komunikace v rámci pracovněprávních vztahů. To znamená, že firmy mohou nyní uzavírat pracovní smlouvy a dohody kompletně elektronicky, stejně jako je nově možné digitalizovat veškerou další komunikaci a dokumenty ve vztahu mezi podnikem a jeho zaměstnanci. "Změna zákona představuje velkou příležitost zásadně zjednodušit a zrychlit procesy v rámci personalistiky. Například firmy s velkým množstvím zaměstnanců pracujících na dálku nebo na pobočkách či prodejnách po celé republice už nemusí fyzicky distribuovat papírové smlouvy a čekat, až se jim vrátí podepsané. Zaměstnanec může smlouvu podepsat třeba na tabletu, odsouhlasením po přihlášení do HR systému i dalšími čistě digitálními způsoby," doplňuje Vojtěch Klimeš.
Digitalizace dokumentů a komunikace v personalistice samozřejmě odpovídá současnému trendu intenzivního využívání práce na dálku (na což novela zákoníku rovněž pamatuje). Mnoho firem ale zároveň řeší problém, jak evidovat docházku zaměstnanců pracujících z domu a obecně mimo kancelář. Moderní personálně-mzdové systémy jsou však na práci na dálku připraveny a umožňují evidovat docházku s pomocí mobilní aplikace nebo třeba přenosného terminálu, ke kterému se zaměstnanec přihlašuje podobně, jako kdyby pracoval v kanceláři. Evidenci docházky je navíc možné doplnit i funkcemi na kontrolu, zdali se zaměstnanec pracující na dálku skutečně nachází tam, kde by měl, jak vysvětluje Vojtěch Klimeš: "Docházkový systém může například evidovat, zdali se zaměstnanec skutečně přihlásil prostřednictvím své domácí Wi-Fi sítě nebo je možné kontrolovat přítomnost zaměstnanců na vzdáleném pracovišti pomocí polohy jejich zařízení a tzv. geofencingu. Po integraci s dalšími aplikacemi je možné sledovat například i práci na jednotlivých projektech a další podrobnosti."
Umělá inteligence pomůže i v HR
Softwarová řešení na podporu personalistiky se neustále vyvíjejí a přidávají nové funkce i možnosti integrace. Mohou být například napojena na systémy spravující zaměstnanecké benefity (tzv. Cafeteria systémy) nebo různá řešení na realizaci vzdělávacích programů pro zaměstnance. A podobně jako v dalších oblastech se i v personalistice rychle rozvíjí nasazení technologií strojového učení a umělé inteligence (AI). "S využitím algoritmů strojového učení jsme vyvinuli řešení na plánování směn, které zohledňuje dlouhou řadu parametrů, včetně výkonů, jakých se daří dosahovat při různých kombinacích konkrétních zaměstnanců na směnách. Umělou inteligenci využíváme také při kontrole docházky, kdy náš systém příslušným vedoucím reportuje jen odchylky od běžných údajů a docházku všech ostatních zaměstnanců na základě zadaných podmínek schválí automaticky," popisuje možnosti nasazení AI v personalistice Vojtěch Klimeš.
S využitím inteligentních algoritmů je možné při plánování směn zohlednit nejen potřebný počet zaměstnanců, ale třeba také nutnou kombinaci kvalifikací či oprávnění, denní dobu i průběh pracovní doby z hlediska vytížení pracovníků, smluvní a zákonné podmínky pro odpracované hodiny i práci přesčas nebo osobní preference zaměstnanců. "Ve větších firmách je plánování směn velmi náročnou činností, která příslušným vedoucím zabírá opravdu mnoho času. S podporou funkcí AI je pak plánování nejen rychlejší, ale také výrazně efektivnější. AI personalisty a jejich specifické znalosti o týmech zaměstnanců nenahradí, ale je pro ně velmi cenným pomocníkem," dodává Vojtěch Klimeš.
Využití umělé inteligence ale není jediným směrem, kterým se personální systémy ubírají. "Abychom alespoň částečně omezili efekt odcizení, který nevyhnutelně nastal ve firmách, kde podstatná část zaměstnanců pracuje na dálku, integrovali jsme do našeho systému i funkce intranetu, kde mohou zaměstnanci najít novinky i důležité informace z firmy a také mezi sebou komunikovat," říká Vojtěch Klimeš.
Spusťte digitální proměnu
Výměna stávajícího mzdového systému za nový nepředstavuje příliš náročný proces, jelikož v zásadě stačí přenastavit parametry pro výpočet mezd. Zavedení nového systému pro personalistiku je náročnější, jelikož často vyžaduje i významnou změnu stávajících procesů - především s ohledem na jejich digitalizaci. "Řada podniků se snaží zavést svoje stávající, zpravidla velmi komplikované procesy do nových personálních systémů, ale takové projekty jsou často velmi problematické a končí neúspěchem. Mnohem lepší cestou je dát na doporučení konzultantů se zkušenostmi z desítek firem a projektů a vydat se daleko efektivnějším směrem k plné digitalizaci," doporučuje Vojtěch Klimeš ze společnosti OKsystem.
Z pohledu technologií je nasazení nového personálně-mzdového systému relativně snadnou záležitostí, zejména pokud se firma rozhodne využít cloudové řešení. Pak se bude o systém kompletně starat jeho dodavatel, včetně aktualizací nebo nutných oprav i zajištění bezpečnosti a dostupnosti celého systému a jeho funkcí.
