Od 1. července bude muset téměř každá právnická osoba používat takzvanou datovou schránku. Stejná povinnost čeká také na veřejnou správu, tedy úřady. Fyzické osoby si mohou datovou schránku zřídit dobrovolně.
Obchodní společnosti získají po 1. červenci datovou schránku automaticky. Ministerstvo vnitra je o tom bude informovat písemně, statutárnímu zástupci společnosti pošle také přístupový kód. Rozesílat je má postupně až do konce září.
„Používání datových schránek ušetří poštovné jak úřadům, tak firmám a občanům. Odpadnou také fronty na úřadech a celkově se zrychlí komunikace s veřejnou správou," věří náměstek ministra vnitra Zdeněk Zajíček. Ke snížení nákladů oproti dosavadnímu stavu má dojít i přes to, že úřady budou za používání datové schránky platit výrazně vyšší částky, než původně čekaly.
Datové schránky
Právnickým osobám (zapsaným v obchodním rejstříku) vzniknou schránky automaticky, nemusejí si o ně žádat ani je aktivovat. Přístupový kód přijde v dopise jejich statutárnímu zástupci.
Dělat mrtvého brouka vám nepomůže. Jakmile je schránka zřízena, začnou do ní chodit písemnosti od úřadů. Nezávisle na tom, zda si schránku skutečně vybíráte, je písemnost považována za převzatou (vyzvednutou) za deset dní od doručení. Účinnost tohoto přísného pravidla nicméně byla nakonec odložena k 1. listopadu.
Fyzické osoby včetně podnikatelů mohou o zřízení schránky požádat dobrovolně, měli by ji získat zdarma do tří dnů.
Bližší informace lze získat na speciálním webu nebo na infolince 270 005 200.
Jedním z cílů novinky je také zjednodušení doručování. Firmy se už nebudou moci vymlouvat, že písemnost z úřadu neobdržely.
Pro koho je datová schránka povinná
Datovou schránku začne povinně používat především veřejná správa, tedy státní úřady i místní samospráva (obce, kraje a soudy nemusejí začít už od července, protože nakonec získaly čas až do konce října).
Neznamená to ale, že by úřady začaly posílat dokumenty pouze v elektronické podobě i těm lidem, kteří přístup k internetu nemají. „Povinně elektronickou formou budou komunikovat úřady mezi sebou navzájem a dále při jednání s právnickými osobami," vysvětluje Zajíček. U fyzických osob úřady upřednostní elektronickou formou jen tehdy, jestliže z aktuální databáze zjistí, že konkrétní člověk má zřízenou datovou schránku. Ostatním lidem budou nadále posílat klasické papírové dokumenty.
Právnické osoby - tedy zejména obchodní společnosti včetně institucí jako třeba zdravotní pojišťovny - získají od července datovou schránku automaticky. Ministerstvo vnitra je o tom bude informovat písemně, statutárnímu zástupci společnosti pošle také přístupový kód. Místo obálek s modrým pruhem pak bude pošta od úřadů chodit firmám přímo do této datové schránky. Právnické osoby ji tedy musejí používat povinně.
„I kdyby si schránku nevybíraly, považuje se písemnost po deseti dnech za doručenou," dodává Zajíček. Dokumenty začnou do schránky chodit ihned po jejím vzniku, nebude se tedy čekat na nějaké potvrzení (aktivaci) ze strany jednotlivých společností. Účinnost tohoto přísného pravidla však byla odložena až na začátek listopadu.
Výše uvedené se týká jen právnických osob zapsaných do obchodního rejstříku nebo zřízených přímo zákonem. Ostatní právnické osoby - typicky občanská a nezisková sdružení - mohou o aktivaci schránky požádat dobrovolně.
Může ji mít každý. Zadarmo
Pro fyzické osoby, tedy běžné občany, není datová schránka povinná. Ani jim nebude k začátku července automaticky zřízena. Mohou si však kdykoliv požádat o její bezplatnou aktivaci. Jejich „adresa" se pak do tří dnů objeví v databázi dostupné všem úřadům, takže dokumenty jim začnou chodit elektronicky. A naopak: Díky datové schránce můžete jednat s úřady skutečně online.
Datové schránky nejsou povinné ani pro podnikající fyzické osoby. Výjimkou jsou advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci, notáři a exekutoři - těm bude schránka zřízena automaticky.
Podle přechodných ustanovení zákona má ministerstvo vnitra na zřízení schránky pro právnické osoby čas do 90 dnů od začátku července. Je tedy možné, že zrovna vaše schránka začne fungovat třeba až na začátku září. U advokátů a daňových poradců má k automatickému spuštění dojít dokonce až v červenci 2012, mohou však požádat o dřívější aktivaci.
Není to e-mail ani archiv
Doručené zprávy zůstanou ve schránce až do okamžiku jejich vyzvednutí. „Příjemce tak může i s velkým časovým odstupem zjistit, co všechno promeškal tím, že si schránku nevyzvedával," říká Zajíček.
Zprávy, které si příjemce „vyzvedl" a prohlédl, však systém po devadesáti dnech automaticky smaže. „Pokud je to vhodné, měl by si tedy adresát zprávy sám archivovat," podotýká Zajíček. V tom se datová schránka liší od klasické e-mailové schránky, kde se vám smaže jen to, co sami určíte.
Abyste nemuseli kontrolovat datovou schránku každý den, může vám chodit upozornění o doručené zprávě na váš běžný e-mail. Půjde ale jen o avízo, nikoliv o samotnou zprávu. Kvůli bezpečnosti totiž nemůže být z datové schránky automaticky přeposílána na e-mail.
Rozdíl oproti e-mailu poznáte také v případě, když pošlete dokument nějakému úřadu. Přes datovou schránku nebudete moci přímo kontaktovat konkrétního úředníka, váš dokument přijde "jen" do jakési podatelny. Na druhou stranu však získáte potvrzení o doručení, které bude mít stejnou sílu, jako kdybyste dokument fyzicky odnesli na skutečnou podatelnu.
Kdo potřebuje elektronický podpis
Úplně zadarmo ale používání datové schránky nebude. Alespoň ne pro právnické osoby. Jestliže ji totiž chtějí používat i pro odesílání dokumentů úřadům, musí jejich zaměstnanec mít takzvaný zaručený elektronický podpis. Nejlevněji si ho lze pořídit u České pošty - za necelých 200 korun. Naopak fyzické osoby - pokud posílají dokumenty úřadům ze své vlastní (občanské, ne firemní) schránky - elektronický podpis nepotřebují.
Adresu zjistíte jen na konkrétní dotaz
Datové schránky bude možné používat při komunikaci mezi úřady navzájem, mezi úřady a firmami či mezi úřady a občany, stejně tak v opačném směru. Neslouží ale ke komunikaci mezi firmami a občany nebo mezi těmito skupinami navzájem. Také proto nebude veřejně přístupný nějaký „telefonní seznam" existujících datových schránek, v němž by šlo běžně „listovat".
Informační systém datových schránek má nicméně fungovat na principu dotaz - odpověď. Úřad, firma i jakýkoliv občan si budou moci zjistit, jestli má konkrétní úřad, firma nebo osoba datovou schránku. Teprve po zadání určitého dotaz tedy systém vrátí odpověď s příslušnou „adresou".
| Čtěte více o změnách v doručování: Revoluce v doručování: Nepřebíráte poštu? Vaše smůla! |
