Ovládání strojů hlasem a využívání virtuální reality při poradách na dálku budou nejvýznamnějšími technologickými změnami v kancelářích v následujících dvou dekádách. Rutinu přenecháme robotům, s nimiž se však lidé budou muset naučit komunikovat.

"Digitalizace a robotizace jsou mnohem efektivnější. Na účinnost administrativní práce kladli důraz už ve starém Egyptě. Novým trendem bude sdílení informací a kreativita. Stále větší roli bude hrát obraz: "Co se vám vybaví, když řeknu slovo opice? Ne pět písmen, ale obrázek. Nyní se to týká hlavně grafů nebo prezentací, ale v budoucnu se to bude týkat veškeré komunikace," řekl Ladislav Paleček, generální ředitel společnosti Canon CZ, která je partnerem projektu Kancelář budoucnosti.

Digitalizace rutinních procesů se dotkla i Markéta Markesová, manažerka logistické společnosti DB Schenker ČR, která si od roku 2012 nechává od Canonu automaticky zpracovávat faktury. "V minulosti vyřizovalo faktury 15 lidí. Práce byla neefektivní a drahá. Díky počítačovému vytěžení a archivaci těchto dokumentů dnes zpracujeme asi milion faktur ročně - efektivně a šetrně k životnímu prostředí," popsala Markesová.

Lenka Čábelová, manažerka komunikace a společenské odpovědnosti firmy Microsoft ČR, se zaměřila na to, jak nové technologie mění způsob práce: "Můžeme pracovat odkudkoliv, v týmech distribuovaných po různých koutech světa. Kancelář se stává víc konceptem než místem - můžeme si ji jako takový 'pop-up' vytvořit kdekoliv a kdykoliv. V kavárně, u někoho doma nebo třeba v parku."

Varovala ale také před úskalími, která tento trend přináší: "Mezi lidmi snadno vznikne virtuální vzdálenost, a to i když spolu sedí v jedné kanceláři nebo u jednoho stolu. Představte si dva lidi v restauraci, jak koukají do mobilů a neřeknou si přitom ani slovo. Musíme si vytvořit nové vzorce chování a vést týmy jinak než dosud, aby nám technologie přinesly to, co od nich čekáme."

Pohodlnější život? Ano, ale v týmu

Názor, že budoucnost mnohdy považujeme za mnohem revolučnější, než bývá skutečnost, zastává Lukáš Kovanda, hlavní ekonom Czech Fund: "Kancelář se do budoucna možná tolik nezmění proti té dnešní vybavené nejmoderněji. Třeba bude vypadat jako bývalé mléčné bary. Místa budou ke stání, aby nás nebolela záda, a moderní technologie si budeme nosit s sebou. Díky nim pak budeme hledat rovnováhu mezi touhou po svobodě a flexibilitě a zároveň potřebou společnosti a úzké spolupráce v týmu," dodal Kovanda.

Petr Hnilička, produktový specialista Canon pro kancelářská zařízení a dokumentové skenery, soudí, že digitalizace by měla přinést zaměstnancům pohodlnější a spokojenější život, aby se jim v kancelářích chtělo pracovat. "Cílem je, aby nás kancelářská technika neodpuzovala žádnými bariérami. Ať přijdou nová zařízení, ale těším se na jejich jednoduchost, která nám pomůže vyznat se v nekonečném labyrintu administrativy," sdělil Hnilička.

Digitalizace se netýká jen soukromých firem, ale také státní správy. Stát již má k dispozici řadu klíčových technologií a dvě zásadní - portál veřejné správy a datové schránky. To však podle ředitele odboru provozu informačních technologií a komunikací Ministerstva vnitra ČR Bohdana Urbana nestačí. "V budoucnosti by se díky digitalizaci měl úředník opět stát takovým šafářem a posléze průvodcem státní správou. Bude vědět, jaké služby může veřejnosti nabídnout a jak dosáhnout toho, aby státní správa svého zákazníka - tedy občana - plně a rychle uspokojila. Práce úředníka bude podle mne tedy v budoucnu mnohem kreativnější," uvedl Urban.

Podle spisovatele a publicisty Ondřeje Neffa může lidstvo v moderních kancelářích očekávat příchod umělých úředníků nebo dokonce avatarů. "Z toho mám radost. Na druhou stranu s tím, jak roste efektivita kancelářské techniky, narůstá i agenda, a to možná s ještě větší dynamikou. Z čeho mám ale strach, je snadná identifikovatelnost a s ní spojená možnost zneužití osobních dat," řekl Neff.

Text je součástí projektu Kancelář budoucnosti, který chce přinášet vize odborníků z různých oblastí s cílem nastínit, jak se za 20 let změní kancelář, její technologie a způsob, jakým je využíváme. Partnerem projektu je společnost Canon CZ, která je globálním lídrem v inovacích a poskytování technologií z oblasti zpracování obrazu či tiskových služeb a dodavatelem inteligentních kancelářských řešení.