Základem každé kvalitní akce je rozpočet. Na základě rozpočtu si pořadatel stanoví priority. Stanoví si priority, na které chce klást důraz. Rozhodně se nevyplatí šetřit na účastnících. Účastníci, ti se musejí cítit "jako v bavlnce" a vždy si kromě zážitku a dojmů odnést i malou pozornost. Tato pozornost může účastníkovi událost stále připomínat nebo ji může přenechat někomu jinému a poslat radost dál.
V předvánočním čase je obvyklé, že firmy pořádají firemní večírky, na které zvou i spřízněné dodavatele a zákazníky. Firemní večírek je společenská akce, která je hlavně o nápadu, dobrém a kvalitním pohoštění a zajímavém programu. To vše je vhodné doplnit o vtipné a zábavné detaily dokreslující atmosféru setkání. Mezi takové detaily lze zařadit nápojové kelímky na teplé a studené nápoje, které mohou být ve stylu večírku nebo akce.
Kelímek je drobnost, ale pokud grafik a eventová agentura odvedou kvalitní práci, tak kelímek může být "trofej". Zajímavá a zábavná trofej, kterou si účastníci odnesou domů a budou se s ní chlubit přátelům a známým.
U větších akcí je vhodné připravit a vyrobit visačky, lanyardy, včetně jmenovek ve stylu akce. Visačky a jmenovky pomohou účastníkům akce se vzájemným seznámením a networkingem.
Visačka, lanyard nebo pěkná jmenovka může účastníkům další týdny akci stále připomínat.
Během roku se konají různé společenské akce jako školení, semináře, prezentace, kongresy, veletrhy a další setkání. Na kongresech a seminářích je vhodné účastníkům zajistit bloky, tužky a propisky. Kvalitní psací pomůcky je možné opatřit logem pořadatele nebo logy sponzorů. Bloky je možné již při výrobě doplnit o informační materiály, které si účastníci odnesou se svými poznámkami, a tak je zajištěno, že je mají stále u sebe a k dispozici.
Pro účastníky společenských akcí je vhodné zajistit pitný režim. Dobrým tipem je voda s logem. Voda s logem pořadatele nebo sponzora je velmi vhodný detail, který umocní celkový dojem z akce. Reklamní nápoje (voda, energetický nápoj, džus) s logem lze ještě doplnit o papírové a plastové kelímky. Takto do detailu dotažené akce zanechají na účastnících silný dojem.
Chce-li pořadatel zanechat v účastnících dobrý dojem je vhodné na závěr předat praktickou pozornost nebo dárek. Dárek by měl evokovat účastníkům zaměření akce a také zájmy účastníků. Může se jednat o reklamní dárek, reklamní tiskoviny nebo i pochutiny (reklamní cukrovinky a sladkosti, reklamní nápoje). Reklamní dárky udělají vždy radost všem a nezáleží na ekonomickém postavení obdarovaného.
Společenské akce jsou příležitostí pro setkání lidí a vzájemné předávání informací, a proto je dobré je vždy dobře připravit. Dobře připravené akce splní svůj účel a zanechají v účastnících dobrý dojem a účastníci je považují za dobře strávený a investovaný čas.
