Řada lidí musela svou práci kvůli koronavirové pandemii přesunout do domácího prostředí. On-line porady jsou její běžnou součástí. Jak se ale podle etikety správně chovat před kamerou - co je povoleno a co je zcela nepřípustné? Na nejčastější otázky odpovídají odborník na etiketu a autor knihy Velký lexikon společenského chování Vladimír Smejkal a koučka a též odbornice na etiketu Eva Bobková.
Jak by měl být člověk na on-line poradě oblečen? Může mít domácí oděv?
Vše, co je vidět, by mělo být stejné, jako kdyby se jednalo o poradu při reálném setkání, shodují se odborníci. Tedy žádný domácí oděv, neoholený obličej, rozcuchané vlasy. "A pozor na záludnost kamer, které mohou ukázat, že na spodní části těla máme jen slipy nebo že za námi je hromada neumytého nádobí," varuje Vladimír Smejkal.
Eva Bobková doplňuje: "Jednoznačně platí, že jsem-li zapojen v pracovním procesu, jsem tak také oblečený. Výjimkou jsou pracovníci na dovolené, kteří se během svého pracovního volna připojili k jednání, ale tam je třeba vzít v úvahu ostatní účastníky jednání. Pokud to není neformální schůzka, tak nezapínám kameru."
Kdy smím skočit šéfovi do řeči? A jak řešit, když mluvíme oba současně?
Porada má v ideálním případě svého moderátora, ten ji řídí z hlediska časové struktury, náplně a také přiděluje slovo na základě přihlášení nebo "dýchnutí" mikrofonem. Vladimír Smejkal dodává, že nadřízenému zásadně do řeči neskáčeme.
"Pokud budete mluvit oba současně, pak zmlknout by také měl podřízený. Ale vzhledem ke specifikám on-line komunikace bych doporučil zmlknout oběma a podřízený by pak měl - bez ohledu na to, zda je mužem nebo ženou - počkat na šéfovo vyjádření," říká odborník.
Je používání smajlíků v psané on-line poradě přípustné? A jaké emotikony jsou naopak tabu?
Vladimír Smejkal používání smajlíků nedoporučuje, pokud ovšem nepracujete v organizaci s mimořádně uvolněným prostředím - například herním studiu.
Eva Bobková míní, že u smajlíků se lze řídit pravidly netikety a pravidly firemní kultury. "Definici netikety vytvořil S. Hambridge ze společnosti Intel, která byla přijata jako standard RFC 1855 Netiquette Guidelines," říká koučka.
Je neslušné, když mají všichni zapnutou kameru a já si ji vypnu?
Jak se oba odborníci shodují, pokud je zvykem, že kameru mají zapnutou všichni, pak samozřejmě není možné se odepnout. To by byl projev nejen nezdvořilosti, ale spíše signálu, že nejsme příliš účastni, že nám na jednání nezáleží.
Je přípustné vybízet podřízené k zapnutí kamery, nebo je to na nich?
"V zásadě jsou tři možnosti: zapnutí kamery je povinné, dobrovolné, nebo podle okolností - například kameru zapíná ten, kdo právě hovoří. Rozhodnutí je ovšem plně na vedoucím. Požadovat možnost zúčastnit se bez přenosu obrazu není žádné lidské právo, ale otázka vnitřních vztahů, konkrétní situace a elementární slušnosti," říká Smejkal a doplňuje: "Pokud přednáším pro 30 studentů, objedu se bez pohledu na 30 miniaturních obrázků obličejů, ale já jim svůj obličej ukazuji. Naopak porada spolupracovníků, nebo dokonce obchodní jednání o omezeném počtu účastníků vyžaduje podle mého názoru zapnutí po celou dobu jednání."
Rozšiřuje se móda humorných či různých jiných umělých pozadí ve video konferencích. Jsou vhodná?
Záleží na organizaci. "Čím jde o formálnější skupinu, tím formálnější musí být oblečení, náš slovní, mimický a gestikulační projev a samozřejmě také ono pozadí," říká Vladimír Smejkal. Málokdo si podle něj uvědomuje, jaké informace o sobě poskytuje pohledem do místnosti, v níž se nacházíme, nebo nastavením nějakého rádoby vtipného pozadí.
"A z čistě praktického hlediska, i konzervativní pozadí by mělo být současně nastaveno tak, aby na něm nezanikal náš vlastní obličej - takže žádné fotografie z džungle za naším bledým obličejem," dodává.
Podle Evy Bobkové záleží vždy na firemní kultuře - u reklamní společnosti to je přípustné, ve státní správě nebo v bance ne.
Jakým způsobem decentně upozornit kolegu, že do mikrofonu příliš funí nebo křičí?
Tady není jiné cesty než ho o to zdvořile požádat. Zdvořilostní formulace se bude podle Bobkové odvíjet od míry formálnosti setkání, firemní kultury a vztahu účastníků.
Vladimír Smejkal by na nevhodnost upozornil neadresně, například slovy: "Přátelé, když nehovoříte, vypínejte si mikrofony, a pokud mluvíte, hovořte z přiměřené vzdálenosti od mikrofonu a klidným hlasem." Pokud by šlo o interní poradu, řekl by: "A nefuňte do toho, jako byste vzpírali činky."
Kvalita zvuku od jednoho z účastníků je špatná a ostatní ruší. Je přípustné ho vypnout, a kdo by to měl udělat?
Účastník by měl být upozorněn na tuto skutečnost a měl by být vedoucím schůzky vyzván, aby s tím něco učinil, a to včetně vlastního vypnutí se. "Násilné vypnutí je ekvivalent vyhození za dveře a nepůsobí to dobře," připomíná Smejkal.
"Studenti už jsou vesměs zvyklí, že mají mikrofony stále vypnuté a zapínají si je pouze, když hovoří. Protože zapnuté mikrofony skutečně mnohdy ruší," doplňuje Bobková.
Mohu během on-line porady jíst či pít?
Jíst v žádném případě. Pít jen minimálně - spíše skleničku vody, káva by mohla být tolerována.
Svět on-line porad z domova umožnil účastníkům na setkání opět kouřit. Je to vhodné? A platí mírnější pravidla u elektronických cigaret?
"Myslím si, že kouření během jednání, byť probíhá on-line, je opět projevem nezdvořilosti vůči ostatním účastníkům. Nezáleží na tom, co kouříme, tedy zda jde o skutečný tabák, nějakou náhražku či třeba vodní dýmku, ale o s tím spojené chování a gesta. Pokud se ovšem celý kolektiv shodne na to, že kouření je povoleno, pak to možné je. Byť trvám na tom, že to je nezdvořilé asi stejně, jako když žvýkáme," říká Smejkal.
Můžu se během porady zvednout a odejít - třeba na toaletu? Jak se správně omluvit?
To je lidské. Omluvit se je vhodné, aby ostatní účastníci věděli, že nemají probírat něco, čeho by se dotyčný měl zúčastnit. "Stačí říct: Omlouvám se, potřebuji si odskočit, a do detailů fyziologických procesů bych nezabíhal," radí Smejkal. Eva Bobková navrhuje požádat o krátkou přestávku.
Jak moc slušné či neslušné je, když se mi během porady přes počítač objeví v záběru děti nebo domácí mazlíčci?
Podle Smejkala to svědčí o naší neprofesionalitě. Ani jedno ani druhé na poradu nepatří. Eva Bobková by byla tolerantnější: "Měla bych mít samozřejmě postaráno o mazlíčky i děti, ale pokud to je ojedinělé a děti se nepředvádí, lze to tolerovat. Ale vhodné to není. Pokud pobírám plat, jako když jsem v práci, měla bych se práci plně věnovat. A je jen na mně, jak si to dokážu zařídit."
Jak moc je faux-pas, když jsem na on-line poradě a přitom sleduji na obrazovce něco jiného a odráží se to například v mých brýlích?
Podle Vladimíra Smejkala je to úplná katastrofa. Je to, jako byste si na reálném setkání četli pod stolem. "Tím se zcela 'shodíte' u ostatních a při opakovaném prohřešku bych já, být šéfem, inicioval nějaké napomenutí či kárné opatření."
Je přípustné absolvovat poradu přes telefon například při chůzi nebo při nějaké fyzické práci?
Pokud to není předem schváleno od vedoucího, nepřichází v úvahu. "Jak už výraz home office napovídá, jde o práci z domova a měla bych se na ni plně soustředit. Výjimkou je, pokud se mnou někdo něco konzultuje v době mého pracovního volna," míní Bobková.
Jak je důležité nastavit počítač, laptop tak, aby byl pohled na mě pro ostatní snesitelný. Zmiňuje se například problém při práci na tabletu, kdy ostatní vidí obří ukazovák, který se pohybuje po obrazovce…
"Z různých porad, zejména z akademického prostředí, vím, že ne všichni účastníci, byť jinak špičkoví odborníci ve svých oborech, zvládají nástrahy on-line komunikace. Takže je vhodné mezi čtyřma očima dotyčného upozornit a poradit, jak na to," říká Smejkal.
Platí nějaká pravidla na on-line poradách, kdy mají ženy přednost?
Ne. Na pracovních poradách platí pravidlo, že přednost mají nadřízení a ti, kterým udělí oni slovo. Domáhat se přednosti z titulu ženství je prý naprosto pomýlené.
Navzdory tomu ovšem Vladimír Smejkal připomíná, že i v on-line světě mimo pracovní setkání platí zákon společenské významnosti, podle kterého je společensky významnější starší nežli mladší, žena nežli muž a nadřízený nežli podřízený. "Ovšem teprve vzájemná kombinace těchto kritérií a správné rozhodování o jejich uplatnění dělá z etikety tu správnou vědu," dodává odborník.
